ADMINISTRACIÓN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIOS - ESTRATEGIAS PARA DISMINUCIÓN DE RIESGOS
Nunca en el ambiente de negocios había sido tan difícil realizar esfuerzos y planes relacionados con la continuidad de las operaciones. Los nuevos riesgos que se están considerando en la industria, sin mencionar los riesgos desconocidos y las exigencias de los clientes, han impuesto estándares mas altos para la recuperación operacional en las organizaciones obligando a que la administración implemente planes de continuidad del negocio verdaderamente eficaces que respondan en caso de algún evento que afecte de manera importante la organización.
¿Cuál es la respuesta cuando clientes, proveedores o funcionarios preguntan acerca de tanto está preparado el negocio para responder a una contingencia?
¿Cómo se maneja una interrupción en la cadena de abastecimiento y la amenaza que esto pueda crear una ruptura en el negocio completo?
¿Los planes realmente son entendibles y efectivos? ¿Estos planes han resuelto ineficiencias o ayudado a re-enfocar las funciones del negocio?
La empresa puede estar en el máximo de desempeño, pero muchos eventos pueden rápidamente producir una inesperada interrupción. Debido a esto, se hace necesario proteger de manera permanente el negocio de posibles interrupciones y salvaguardar a los clientes, empleados y proveedores de hechos inesperados que atenten contra ellos. Aquí es donde los planes de continuidad se convierten en su mejor aliado. No solamente lo ayudaran a remediar las situaciones descritas anteriormente, sino que lo pueden ayudar en el crecimiento de su empresa. Veamos algunas definiciones:
Continuidad: Manejo de estrategias para la administración del riesgo con el propósito de mantener ventajas competitivas sostenibles. Entendiendo que las metas de continuidad incluyen los objetivos, las hipótesis y el alcance sin perder la perspectiva de la visión de la organización. Las metas deben incluir la continuidad del núcleo de las funciones del negocio a través de la empresa incluyendo un adecuado aprovechamiento de la estructura interna y externa (cadena de abastecimiento) sin limitarla a la recuperación de desastres de Tecnología Informática, lo cual permitirá que la organización se centre en lo que realmente es importante. Realizando una revisión cautelosa y entendiendo los recursos que se necesitan, el tiempo de recuperación de tales funciones y la información que se necesitará para lograrlo. Este análisis permitirá que se mejoren las operaciones simplificando los procesos para los objetivos del negocio, brindando eficiencias a los procesos y eliminando las funciones descentralizadas. Entre más enfocado este el negocio más fácil se recuperará.
Cumplimiento: Aseguramiento del nivel de aceptación del servicio, mediante el total acatamiento e implementación de regulaciones (leyes), estándares industriales, y obligaciones contractuales. Los clientes que tienen una mayor dependencia sobre sus productos, información y servicios pueden sufrir substancialmente con una interrupción, lo cual puede causar serias repercusiones en su imagen, sin mencionar las pérdidas económicas y los problemas de calidad de los productos, generando pérdida de participación en el mercado.
Competencia: La protección del mercado debe considerar la administración de los productos, servicios y la información. Entendiendo como demográficamente puede llegar a afectar sus planes y definiendo las prioridades de recuperación necesarias. Esto le puede proporcionar una ventaja competitiva en el mercado.
Clientes: ¿Se puede prescindir de ellos? ¿Quiénes son? Es muy importante considerar los clientes críticos, estratégicos, internos y nuevos. ¿Cómo demográficamente se afectan sus planes? ¿Cuáles clientes estamos dispuestos a dejar? ¿Cuáles clientes son parte inherente de estrategias y metas a largo plazo? ¿Hay un plan acorde con sus expectativas?
Comunicaciones: Entendiendo las prioridades de las comunicaciones internas y externas. ¿Quién comunica, que, a quien y cuando? ¿Cuáles son sus herramientas de comunicación? ¿Cuáles opciones y alternativas están disponibles? ¿Se han validado y probado estas herramientas considerando todas las opciones?
Cultura: ¿Existe una cultura de continuidad del negocio relacionada con: personas, procesos, clientes y comunidad? Que tanto entrenamiento, pruebas y conciencia son necesarias. ¿Podría la perdida de capital intelectual afectar significativamente las operaciones? ¿Qué tan sensible es la organización al cambio? ¿Quién lo controla y como puede estar seguro que no esta asumiendo algún riesgo desconocido?
Costos: ¿Cuáles podrían ser los costos por una interrupción? ¿Cuáles los gastos extras, mercadeo, imagen, propiedad y otros costos ocultos? La correcta utilización de la continuidad puede traer un adecuado retorno de inversión. Desarrollando e implementando planes que pueden añadir valor al negocio, reduciendo costos de insumos, enfocando y mejorando operaciones sin introducir nuevos riesgos, trasladando deberes económicos (impuestos) a funciones descentralizadas, eliminando redundancias innecesarias, y muchas otras formas. La verdadera continuidad no es solo el cumplimiento de las regulaciones. Se requiere de estrategias para gestión de riesgos con el fin de mantener las ventajas competitivas brindando retorno de las inversiones y ayudando a sobresalir a la empresa de posibles interrupciones o desastres.
Ahora que se han cubierto todas las bases, se ha dado el primer paso hacia la administración de la continuación de negocios, un proceso permanente que deberá ser parte de la visión de la organización y de estrategias. Es necesario pensar más allá.